Vad innefattar fastighetsförvaltning

Ägare av flerbostadshus, industrifastigheter, kontorsbyggnader och andra kommersiella fastigheter står inför behovet av att kontinuerligt underhålla och förvalta sina egendomar. Detta är avgörande för att säkerställa att fastigheterna förblir funktionella och i god kondition, både för att möta de avsedda användningsändamålen och för att bevara deras värde. Många väljer att outsourca fastighetsförvaltningen till externa företag, vilket innebär att man överlåter ansvaret för underhållet av fastigheterna till specialiserade aktörer.

Att lägga ut fastighetsförvaltningen på entreprenad innebär att ägaren delegerar uppgifter som rör fastigheternas skötsel och underhåll till en tredje part. Detta externt specialiserade företag tar ansvar för att utföra nödvändiga underhållsåtgärder och hantera alla aspekter av fastighetsförvaltningen, inklusive reparationer, renoveringar och driftsäkerhet.

Genom att överlåta fastighetsförvaltningen till specialiserade företag får ägarna möjlighet att fokusera på sina kärnverksamheter och investera tid och resurser på strategiska beslut snarare än på den dagliga skötseln av fastigheterna. Detta tillvägagångssätt möjliggör även en professionell och effektiv hantering av fastigheterna, vilket i slutändan kan leda till en ökad livslängd och värdebevarande för de kommersiella byggnaderna.

Vilka områden sköts av Fastighetsförvaltning?

Ägare av en eller ett par fastigheter har ofta möjligheten att själva sköta förvaltningen eller har en anställd som tar hand om detta arbete. Å andra sidan, för stora fastighetsbolag, tas fastighetsförvaltningen oftast om hand av en dedikerad intern avdelning eller ett separat bolag. Däremot, för den stora majoriteten av fastighetsägare som äger ett begränsat antal fastigheter, är det vanligt att man väljer att outsourca fastighetsförvaltningen genom att anlita ett externt företag. Detta företag tar på sig ansvaret för fastighetsförvaltningen, vilket möjliggör för fastighetsägarna att fokusera på sin kärnverksamhet.

Att anlita ett externt företag för fastighetsförvaltning ger ägarna fördelen att delegera det dagliga arbetet och de administrativa uppgifterna som är förknippade med fastighetsförvaltning. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för fastighetsägare att ägna sig åt sina huvudsysslor och strategiska verksamheter istället för att lägga tid och energi på den rutinmässiga skötseln av fastigheterna.

Genom att anlita externa experter inom fastighetsförvaltning kan ägarna dra nytta av specialiserad kompetens och resurser som bidrar till en effektiv och professionell hantering av deras fastigheter. Detta är särskilt relevant för de som inte har resurserna eller önskar undvika de dagliga förvaltningsuppgifterna och istället föredrar att överlåta detta till dedikerade specialister.

Vad är Teknisk förvaltning?

Den vanligaste typen av fastighetsförvaltning innefattar områden som fastighetsskötsel, underhåll och den dagliga driften av fastigheten. Detta ansvar inkluderar att säkerställa renlighet och ordning i trapphus och andra gemensamma utrymmen, byta lampor och hantera mindre reparationer. Inom detta ansvarsområde ingår även aktiviteter som plogning och snöröjning samt underhåll av grönområden.

Fastighetsförvaltaren inom detta område fungerar ofta som den primära kontaktpersonen för hyresgäster när de stöter på problem, såsom stopp i avlopp, krossade fönster eller en ytterdörr som inte går att låsa. Eftersom fastighetsförvaltaren är ansvarig för kommunikationen med olika leverantörer, ligger det på deras ansvar att samordna och anlita företag för att åtgärda fel och utföra reparationer.

Teknisk förvaltning innebär också att fastighetsförvaltaren regelbundet genomför inspektioner av fastigheten för att upptäcka eventuella fel och brister. Genom att göra detta kan de även planera för framtida renoveringsbehov. När det blir dags för större projekt, som renovering av trapphus eller installation av nya tvättmaskiner, tar fastighetsförvaltaren fram en budget och en plan. Denna plan och budget presenteras sedan för fastighetsägaren, som tar beslut om genomförande av åtgärderna. Därmed spelar fastighetsförvaltaren en central roll i att upprätthålla och förbättra fastighetens långsiktiga skick och funktionalitet.

Administration för fastigheter

Inom ramen för fastighetsförvaltning omfattar ett annat viktigt område den administrativa förvaltningen. Denna aspekt innebär ett övergripande ansvar för alla administrativa aspekter som rör hyresgästerna. Vanliga arbetsuppgifter inom detta område innefattar hantering av hyresaviseringar, inkasso och kravhantering, upprättande av kontrakt, förhandlingar kring hyresvillkor samt alla övriga administrativa kontakter med hyresgästerna.

Administrativ förvaltning sträcker sig över en bredd av uppgifter som syftar till att sköta den operativa sidan av fastighetsförvaltningen. Det inkluderar att säkerställa att hyresavtal och dokumentation är korrekt och uppdaterad, hantera hyresbetalningar och eventuella krav, samt kommunicera med hyresgäster rörande administrativa ärenden. Förvaltningen är även ansvarig för att upprätta och förnya hyreskontrakt, vilket kräver noggrannhet och juridisk insikt för att säkerställa att villkoren är rättvisa och överensstämmer med lagstiftningen.

Genom att ta ansvar för den administrativa sidan av relationen med hyresgästerna underlättar fastighetsförvaltaren processen för både ägare och hyresgäster. Det ger också möjlighet att förebygga och lösa eventuella konflikter genom en transparent och professionell hantering av de administrativa aspekterna av fastighetsuthyrningen.

Ekonomi

Utöver att omfatta fastighetsskötsel och administration kan ekonomihantering också vara en väsentlig del av fastighetsförvaltningen. Den person som ansvarar för ekonomin utför ett brett spektrum av uppgifter, inklusive att skapa och övervaka budgetar och kalkyler. Vidare ingår hantering av kundfakturor och leverantörsreskontran samt den löpande bokföringen, som omfattar skatteredovisning, momsredovisning och upprättande av bokslut. Det är också vanligt att den som hanterar ekonomin deltar i förhandlingar och genomför upphandlingar.

Att sköta ekonomin inom fastighetsförvaltning kräver en noggrann och systematisk inställning för att säkerställa att finansiella processer och rapportering upprätthålls korrekt. Genom att ansvara för budgetar och kalkyler kan förvaltaren bidra till att säkerställa en sund ekonomisk grund för fastigheten. Han eller hon hanterar även fakturering och bokföring för att säkerställa smidiga transaktioner med både hyresgäster och leverantörer.

Dessutom involveras ekonomiansvarig ofta i förhandlingar, där denne kan förhandla om ekonomiska aspekter och delta i upphandlingar för att säkerställa att företaget får bästa möjliga affärsavtal. Den finansiella sidan av fastighetsförvaltningen är avgörande för att säkerställa en sund och stabil drift av fastigheten och kan även bidra till att maximera avkastningen för fastighetsägaren.

Kontraktera en fastighetsförvaltare

Inte alla fastighetsägare har sina fastigheter som en aktiv verksamhet. Många äger fastigheter av praktiska skäl eller som en investering för att förvalta sitt kapital. Denna typ av fastighetsägare saknar oftast en dedikerad organisation för att hantera sitt fastighetsbestånd och väljer istället att anlita externa företag för att överta ansvaret för fastighetsförvaltningen.

Som nämnts ovan omfattar fastighetsförvaltning flera olika områden. Fastighetsägaren har möjlighet att själv bestämma om de vill outsourca endast vissa delar av förvaltningen eller om de behöver hjälp med en heltäckande förvaltning av sina fastigheter.

Detta tillvägagångssätt ger fastighetsägaren flexibilitet och möjlighet att skräddarsy förvaltningslösningen efter deras specifika behov och preferenser. Att delegera förvaltningsansvaret till professionella företag ger ofta effektivitet och expertis, vilket kan vara särskilt fördelaktigt för fastighetsägare som inte har tid eller kunskap att hantera förvaltningsuppgifterna på egen hand.

Oavsett om det handlar om att administrera hyresavtal, utföra underhållsarbete, eller hantera ekonomiska transaktioner, är det centrala att fastighetsägare kan anpassa nivån av extern support baserat på deras egna önskemål och resurser. Genom att göra så kan de effektivt optimera förvaltningen av sina fastigheter och säkerställa att deras investeringar förblir välskötta och lönsamma över tiden.